Por qué es tan importante escribir bien

En 2004, Amazon vetó las presentaciones en PowerPoint en las reuniones de su equipo directivo. Lo reemplazó por memos de seis páginas y se adoptó como el ritual con el que abren todas las reuniones de los ejecutivos de la empresa: una lectura, de hasta 30 minutos, de los memos de todos ellos.

En aquel momento, cuando la brevedad parecía expresar mejor que otra forma el vértigo de la época y faltaban apenas tres años para que Twitter impusiera la hoy vieja cifra mágica de 140 caracteres al mundo, la comunicación al STeam  resultó extraña. Debajo del asunto “No hay presentaciones de powerpoint a partir de ahora en STeam”, decía: Un poco más para ayudar con el “por qué”.

La razón por la cual escribir un memo de cuatro páginas es más difícil que “escribir” un PowerPoint de 20 páginas es porque la estructura narrativa de un buen memo obliga a pensar mejor y a comprender mejor qué cosa es más importante que otra y cómo se relacionan las cosas.

Las presentaciones tipo PowerPoint nos dan permiso, de alguna manera, para tratar las ideas superficialmente, aplanar cualquier sentido de importancia relativa e ignorar la interconexión interna de las ideas.

La indicación se profundizó a lo largo de los años, según reveló Sumit Grrg, quien realizó un análisis de las 23 cartas a los accionistas enviadas hasta el momento, según adelantó en Medium. “Y aunque me enseñaron mucho sobre el genio de Bezos y Amazon, me sorprendió igualmente lo bien escritas y articuladas que estaban”, explicó.

Sería extremadamente difícil escribir los requisitos detallados que componen un gran memo. Sin embargo, me parece que la mayoría de las veces, los lectores reaccionan a los grandes memos de forma muy similar. Lo reconocen cuando lo ven. El estándar está ahí, y es real, aunque no sea fácil de describir.

Esto es lo que hemos descubierto. A menudo, cuando un memo no es genial no se debe a la incapacidad del autor para reconocer los estándares altos, sino a una expectativa errada con respecto al alcance: se cree, equivocadamente, que un memo de alto nivel y seis páginas se puede escribir en un día o dos, o incluso en unas pocas horas, ¡cuando en realidad podría llevar una semana o más!

 “Los grandes memos se escriben y se reescriben, se comparten con los colegas a quienes se les pide que mejoren el trabajo, se los deja a un lado por un par de días y luego se los edita una vez más con una mente fresca”.

Hay gente que tiene más facilidad para expresarse por escrito que otra, sin que eso merme sus habilidades como expertos en ingeniería, marketing o recursos humanos. “Más allá de reconocer los estándares y tener expectativas realistas sobre el alcance, ¿qué sucede con la habilidad?” “¿Seguro que para redactar un memo de primera clase hay que ser un escritor extremadamente hábil? ¿Es ese otro elemento necesario?”

Desde mi punto de vista, no tanto, al menos no para el individuo en el contexto de un equipo. El entrenador de fútbol americano no necesita ser capaz de lanzar y un cineasta no necesita saber actuar. Pero ambos deben reconocer el alto nivel en esas cosas y enseñar expectativas realistas sobre el alcance. Aun en el ejemplo de la escritura de un memo de seis páginas hay trabajo de equipo. Alguno en el equipo tendrá que tener la capacidad, pero no tiene por qué ser uno mismo.

Es habitual que los nombres de los autores no aparezcan en los memos, para reflejar que hubo un proceso de consulta y colaboración del equipo entero.

Acaso una clave se halle en esa capacidad de “reconocer el alto nivel” en un texto, que no se asocia necesariamente al talento para producirlo: una persona puede disfrutar mucho de la literatura y poder distinguir un texto excelente de uno aceptable, por ejemplo. “Los escritores medios no reconocen lo que diferencia su trabajo del de los mejores escritores en su campo”, observó. “Y esta falla de reconocimiento nunca los orienta en la dirección correcta. No pueden mejorar porque no comprenden cómo es algo mejor”.

Para reconocer un buen lanzamiento, o una buena actuación o una buena escritura es necesario haber visto muchas veces un buen lanzamiento, una buena actuación y una buena escritura. En este caso en particular, sería, simplemente, leer. Haber estudiado gramática o buscar tips de eficacia en la expresión escrita no reemplaza la enseñanza sobre cómo crear un buen texto que, casi inadvertidamente, se obtiene al leer.

“Para los empleados nuevos es una extraña experiencia inicial. No están acostumbrados a sentarse en silencio en una sala y estudiar con un montón de ejecutivos”. Ese acto de lectura comunal, como lo describió el artículo, garantiza la atención de los participantes. Y, sobre todo, obliga a escribir bien.

“Las oraciones completas son más difíciles de escribir”, en comparación con los títulos de un documento de PowerPoint o el punteo de unas viñetas en Word. “Tienen verbos. Los párrafos tienen oraciones temáticas. No hay manera de escribir un memo de seis páginas, estructurado narrativamente, y no tener un pensamiento claro”. Una versión 2.0 de la frase de las clases de lengua en la escuela secundaria: lo que es claro a la razón, será claro a la expresión.

En 2015 Brad Porter, ex-vicepresidente de robótica en Amazon,  ponderó lo que había aprendido “Imagina por un momento que pudieras ir a una reunión y que todos los presentes tuvieran un contexto muy profundo sobre el tema que vas a tratar. Que estuvieran bien versados en los datos críticos para el negocio”, propuso. “Así son las reuniones en Amazon, y es algo mágico”.

Y citó a Bezos: “El tipo tradicional de reunión corporativa comienza con una presentación. Alguien se levanta al frente de la sala y expone con una presentación de PowerPoint, alguna clase de diapositivas. Desde nuestro punto de vista, obtenemos muy poca información, obtenemos unas viñetas. Esto es más sencillo para el presentador, pero difícil para el público. Así que, en cambio, todas nuestras reuniones se estructuran alrededor de un memo narrativo de seis páginas. Frente a una presentación tradicional en PPT, los ejecutivos interrumpen. Si lees todo un memo de seis páginas, hacia la página dos tienes una pregunta, pero en la página cuatro se la responde”.